Деловое письмо правила деловой переписки, язык, фразы, примеры, образцы писем. Деловая переписка на английском языке

Предприятия, учреждения, бизнес-партнеры ежедневно обмениваются разнообразной деловой корреспонденцией. В письменной форме принято вести преддоговорные переговоры, подготавливать проекты, делать коммерческие предложения, выражать просьбы, предъявлять претензии, сообщать либо выяснять требующуюся информацию, а также рассылать приглашения на торжественные мероприятия. Грамотные и содержательные официальные письма существенно экономят время, помогают успешно налаживать деловые контакты и взаимовыгодно сотрудничать.

Унылые канцелярские штампы, обязательные официальные фразы, привычные для советского делопроизводства, постепенно уходят в прошлое. Культура современной деловой переписки диктует новые тенденции. Стиль сегодняшней официальной корреспонденции гораздо проще, лаконичнее и живее. О правилах и этикете написания обычных и электронных деловых писем расскажем в статье.

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

• информационные деловые письма;
• рекламную корреспонденцию;
• письма-запросы;
• письма-рецензии;
• коммерческие предложения;
• письма-отчеты;
• бизнес-планы;
• письма-претензии;
• письма-заявления;
• письма-просьбы;
• гарантийные письма;
• сопроводительные письма;
• письма-приглашения;
• благодарности;
• поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Формы деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию отправляют:

• в бумажной форме (посредством курьерской либо почтовой доставки);
• в электронной форме (по электронной почте).

Правила деловой переписки

Рабочую, или внутреннюю, деловую переписку по текущим вопросам и планам ведут преимущественно в упрощенной, удобной для сотрудников и руководства форме. Обычно — в виде распоряжений, лаконичных докладных и служебных записок, информационных сообщений и запросов.

Внешние официальные письма печатают на фирменном бланке с логотипом предприятия (бумажном либо электронном), форматируют соответственно стандартным требованиям к оформлению деловой корреспонденции. В Российской Федерации — согласно ГОСТ Р 6.30 2003.

Деловая переписка письмо

язык деловой переписки

При написании деловой корреспонденции используют исключительно государственный язык. Вести переписку с иностранными партнерами принято на международном — английском.

примеры писем деловой переписки

Внутренняя деловая переписка

Служебная записка

Докладная записка

Образец деловое письмо

Сопроводительное письмо

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат. По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

• реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
• реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
• дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
• строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
• официальное обращение к адресату/адресатам;
• короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
• основной текст, объясняющий суть обращения;
• при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
• лаконичный заключительный абзац;
• приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
• подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»). Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности.

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Официальная деловая переписка примеры

Официальное письмо-предложение

Официальное письмо-просьба

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

• форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
• обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
• обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
• отдельная нумерация каждого из приложений;
• разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
• стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
• размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
• размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
• размер шрифта для основного текста — № 12;
• междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Электронная деловая переписка

Большинство современных компаний отправляют и получают деловую корреспонденцию в электронной форме через почтовые интернет-сервисы. Этот вид официальных писем имеет немало преимуществ.

Плюсы электронной деловой переписки:

• Экономия времени — адресат получает требующуюся информацию в течение нескольких секунд и так же быстро может отправить ответное письмо.
• При необходимости один и тот же запрос или предложение в виде копий можно отправить по email сразу нескольким адресатам, создать списки рассылки.
• Удобство письменного общения — многие почтовые программы сохраняют деловую переписку в виде диалогов с помощью опции цитирования предыдущих сообщений.
• К электронному деловому письму можно приложить достаточно большой объем файлов с нужными документами, графиками, диаграммами, отчетами, фото и т. п.
• Email-сервисы архивируют и систематизируют все отправленные и полученные электронные письма по заданным настройкам — нужную деловую корреспонденцию при необходимости легко находить и просматривать.
• Настроив в почтовой программе опцию «уведомление о прочтении» или подобную, можно удостовериться, что деловое письмо не только получено, но и прочитано адресатом.

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

• В строке «Кому» указывают email основного получателя.
• Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
• Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
• Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
• Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
• Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
• Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
• Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

Образец электронное письмо

Электронное письмо-предупреждение

Деловая переписка поздравления, образец

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

1. Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
2. Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
3. Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
4. В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
5. Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности. Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
6. Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
7. При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
8. В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
9. В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.

Деловая переписка на английском языке

Письменное деловое общение с иностранными компаниями и партнерами принято вести по-английски. Структура и правила оформления официальных писем на английском языке мало чем отличаются, от тех, которые пишут на русском. Важно, чтобы они были составлены сотрудником, в совершенстве владеющим английским, либо профессиональным переводчиком. Неграмотный или неточный перевод делового письма может исказить смысл написанного и навредить репутации компании.

Правила делового письма на английском языке

1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Начало делового письма на английском языке, с переводом

Конец делового письма на английском языке с переводом

Примеры фраз деловой переписки на английском языке с переводом

Примеры приветствий на английском языке деловых писем с переводом

Деловая переписка на английском языке примеры писем с переводом

Научиться оформлять деловую корреспонденцию безупречно несложно. Достаточно четко представлять себе цель официального письма, писать грамотно, по всем правилам делового этикета и непременно с уважением к тем, кому предстоит его прочесть.